Zdá sa, že čím viac prostriedkov máme ku komunikácii, tým menej s nimi vieme správne narábať. Kupujeme braky, zabúdame, neposielame ďalej dôležité informácie. Ako sa naučiť komunikovať efektívne a zorientovať sa v informačnom chaose, poradí Iveta Sigmundová.
Dnešná doba je uponáhľaná a plná informácií. Človek má pocit, že musí byť „in“, cool“, „v obraze“ a neustále pripravený prijať nové a nové dáta. Možností, ako môžu ľudia spolu komunikovať, je veľmi veľa: internet, mobilné telefóny, notebooky, sociálne siete. Všetko sa zdá také ľahké a pritom opak je pravdou: schopnosť komunikovať sa vytráca. Teda – presnejšie povedané – schopnosť efektívne komunikovať. Informujeme sa v rýchlosti, heslovito, skratkovito. Nehovoriac o tom, že slovná zásoba a štýl vyjadrovania sa čím ďalej, tým viac vzďaľujú „normálnej“ slovenčine.
Hovorte jasne a zdôraznite to najdôležitejšie
Niektorí ľudia majú pocit, že musia informácie prijať a podávať ihneď a v čo najkratšom podaní, aby ešte stihli prijať kvantá ďalších. Mnoho ľudí však nevie odhadnúť, čo je skutočne dôležité a z „komára robia somára“ len preto, aby niečím zaplnili čas a cítili sa dôležito. Dôsledkom zlej komunikácie je, že mozog potom nestíha: veľa vecí si prestávame pamätať, sme nervózni, niektorí i netrpezliví, pokiaľ ihneď nedostanú odozvu na „svoje“ informácie. Je zjavné, že komunikačné vymoženosti zasiahli bez rozdielu veku vari každého z nás. Ako s nimi zaobchádzať efektívne – šetriť čas a zároveň komunikovať tak, aby sme si rozumeli?
Druhy komunikácie
Uvedomte si, koľko z nás nevie napríklad telefonovať: zdĺhavé vysvetľovanie, hovorenie o zbytočnostiach, zabiehanie do detailov. Koľkokrát sa odchýlime od témy a rozhovor sa začne uberať k nepodstatným veciam. Potom položíme slúchadlo a spomenieme si na ďalšie veci, ktoré sme chceli prebrať. Je to vizitka našej nepripravenosti i toho, že nevieme prinútiť druhých, aby hovorili rovno k veci.
Rovnaké je to s e-mailovou komunikáciou. I tá má svoje pravidlá. E-mail by už v predmete mal mať stručne označené, čoho sa týka. Rovnako i obsah e-mailových správ má byť výstižný a skôr kratší. V prílohe je potom možné poslať obsiahlejšie informácie. Odpovedať na e-mailové správy sa odporúča maximálne do troch dní, v prípade našej dlhšej neprítomnosti je potrebné využiť automatické odpovede s dátumom vyriešenia prijatej správy.
Efektívne a profesionálne
Informácií, ktoré sa na nás denne valia, je množstvo. Aby sme sa z toho nezbláznili, treba sa naučiť triediť ich a kvalitne s nimi pracovať – napríklad ich efektívne podávať ďalej. Len si spomeňte, koľko času vám zaberú e-maily, ktoré vás nútia odoslať ich ďalším minimálne desiatim ľuďom, aby ste splnili jednu pracovnú úlohu. Veľa takých správ sú len zabíjači času a tzv. psychologickí vydierači (občas i šíritelia spamov). Bohužiaľ, práve medzi nimi sa často nachádza dôležitá informácia. A ako naschvál práve tá, ktorá mala byť včas vyriešená alebo poslaná ďalej.
Zamerajte sa v komunikácii na to, čo je naozaj dôležité. Písomná informácia by sa mala podávať bez emócií a mala by byť výstižná. Ak správy obsahujú určité dáta, termíny, radšej si ich niekam poznačte výraznejšie, aby ste na ne nezabudli, a hlavne ich dodržujte. Pokiaľ vám napríklad obsah e-mailu nie je jasný a potrebujete niečo vysvetliť, radšej zavolajte a danú informáciu si ihneď overte telefonicky. Majte pritom na pamäti, že rovnako ako vy i druhý človek zápasí s množstvom ďalších správ, preto určite ocení profesionálny prístup z vašej strany. Môže sa, samozrejme, stať, že vám niečo unikne a na nejaký termín alebo odovzdanie informácie zabudnete. Ak sa to však stáva temer pravidelne, je chyba vo vás, najmä v tom, že neviete vyhodnotiť priority alebo pracovať s veľkým množstvom informácií. Ale vstúpte si do svedomia, či nie je na vine i vaša lenivosť, na ktorú potom, bohužiaľ, doplácajú aj ostatní ľudia.
Foto: Shutterstock