Vypracoval: Ing. Juraj Palásthy

 
 
Po spustení programu MS Excel máme možnosť vybrať si záložku Údaje. Tu máme možnosť s údajmi vykonávať nasledovné operácie:
  • Získať externé údaje
  • Pripojenia
  • Zoradiť a filtrovať
  • Nástroje pre údaje a
  • Prehľad
 
 
Získať externé údaje.
Táto voľba nám umožňuje získať externé údaje z nasledujúcich zdrojov:
  • Z programu MS Acceess
  • Z webu
  • Z textu
  • Z iných zdrojov
  • Z existujúcich pripojení

 

 
Import údajov z databázy MS Access.
 

Do programu MS Excel môžeme importovať databázu typu *.mdb vytvorenú programom MS Access. Import databázy pozostáva z niekoľkých krokov.
 
 
Ako prvý krok je ten, že sa kurzorom myši nastavíme na záložku „Z programu MS Access“, tak ako to ukazuje horný obrázok. Kliknutím na túto záložku nám program MS Excel ponúka možnosť vybrať potrebný súbor, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
My sa nadstavíme na požadovaný nosič dat a zvolíme si adresár v ktorom sa náš súbor nachádza, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Dvakrát poklepeme ľavým tlačítkom myši na vybraný súbor, ktorý sa nám sprístupní pre ďalšiu prácu v programe MS Excel, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Pokiaľ sa jedná o zložitú databázu obsahujúcu viacej typov záznamov, ako táto naša musíme si pomocou kurzora myši zvoliť ten typ záznamov, ktorý chceme pomocou programu MS Excel spracovať. V našom prípade som zvolil „Daňovú tabuľku“. Stačí buď dvakrát poklepať myšou na vybraný typ záznamov, alebo ho označiť a klepnúť na tlačítko OK. Následne sa nám ponúka spôsob spracovania údajov. My si zvolíme tabuľka a dáme OK, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Po vykonaní tejto voľby sa nám jednotlivé položky z databázy pretransformujú do tabuľky. Pritom názvy premenných budú v hlavičke a hodnoty premenných v jednotlivých riadkoch, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Ak sme už importovali obsah databázy do tabuľky môžeme so získaným údajmi pracovať v tabuľke MS Excel, tak ako budeme potrebovať.

 

 
Import údajov z webu.
 

Občas sa nám môže stať to, že údaje, ktoré potrebujeme v našej tabuľke spracovať sa nachádzajú na nejakej www stránke. Vtedy si ich musíme z tejto stránky naimportovať do našej tabuľky. Tie však môžete importovať len v tom prípade, ak Vám to server dovolí. Väčšinou však táto možnosť povolená nie je a tak neostáva nič iné, len sa tejto myšlienky vzdať, poprípade si ručne nahodiť časť dat, ku ktorým sa dá dostať.

 

Import údajov z textu.

Ak potrebujeme do tabuľky naimportovať nejaké textové údaje môžeme to urobiť nasledovne:
  1. Klikneme na možnosť získať externé údaje z textu, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 

 

  1. Poklepaním na túto možnosť máme prístup k údajom na počítači. My si však vyberieme presné umiestnenie toho textového súboru, ktorý chceme do tabuľky vložiť.
 
 
Vyberieme disk
 
 
Vyberieme konkrétny adresár, v ktorom sa textový súbor nachádza
 
 
Postavíme sa na požadovaný súbor
 
 
Po poklepaní máme možnosť zvoliť spôsob prekonvertovania textu do tabuľky.
 
 
Ďalej sa nám ponúka možnosť nastaviť oddeľovače. My však ponecháme tabelátor.
 
 
Ďalej si vyberieme stĺpec a jeho formát.
 
 
Zvolíme miesto kam chceme uložiť text.
 
 
Po všetkých týchto operáciách vidíme, ako sa nám do tabuľky uložil text.
 
Ja som pre tieto ilustračné zábery použil text časti licencie freewarového programu na detekciu spamov – Spamihilatoru. Samozrejme každý užívateľ programu MS Excel v budúcnosti použije do svojej tabuľky taký textový súbor, ktorý plne vyhovie jeho potrebám.
 
 

Import údajov z Iných zdrojov.
 

Občas sa nám môže stať, že potrebujeme do tabuľky importovať údaje z iných zdrojov. Na tento účel nám slúži ikona „Z iných zdrojov“.
 
 
Táto voľba nám umožňuje naimportovať už raz zadané údaje do počítača. Tieto údaje musia byť vytvorené v niektorom z nasledujúcich programov a musia mať predom definovaný formát. Inak ich program MS Excel nedokáže spracovať.
 
 
Ako z predchádzajúceho obrázku vidieť program MS Excel dokáže spracovať údaje, ktoré boli vytvorené, alebo prekonvertované do týchto formátov:
  1. Z SQL servera
  2. Z analytických služieb SQL servera
  3. Z importu údajov XML
  4. Zo sprievodcu pripojením údajov
  5. Z programu Microsoft QUERY

 

 

1. Z SQL servera

 

Pri tejto voľbe musíme zadať presné umiestnenie a názov súboru, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
2. Z analytických služieb SQL servera.
Obdobný postup je aj pri výbere Analytických služieb z SQL servera.

 
 
3. Z importu XML súborov.
 
Ďalšou možnosťou je import XML súborov. Systém produktov Microsoft Office 2007 prichádza s novým formátom súborov, ktorý je založený na formáte XML. Označuje sa ako formát Open XML balíka Microsoft Office a vzťahuje sa na programy Microsoft Office Word 2007, Microsoft Office Excel 2007 a Microsoft Office PowerPoint 2007.
 
Výhody formátov XML súborov sú nasledovné:
  1. Komprimované súbory - Súbory sa automaticky komprimujú a v niektorých prípadoch môžu byť až o 75 percent menšie. Formáty XML balíka Office používajú na ukladanie dokumentov komprimačnú technológiu zip
  2. Vylepšená obnova poškodených súborov  - Súbory majú modulárnu štruktúru, ktorá vzájomne oddeľuje rôzne zložky údajov v súbore.
  3. Jednoduchšia detekcia súborov obsahujúcich makrá  - Súbory, ktoré sú uložené s použitím predvolenej prípony „x“ (napríklad .docx alebo .pptx), nemôžu obsahovať makrá jazyka Visual Basic for Applications (VBA) ani ovládacie prvky ActiveX, a preto nepredstavujú bezpečnostné riziká spojené s týmto typom vloženého kódu.
  4. Lepšia ochrana a kontrola osobných údajov  - Pri zdieľaní dokumentov sa zachováva dôvernosť, pretože informácie umožňujúce osobnú identifikáciu a citlivé obchodné informácie, ako napríklad mená autorov, poznámky, sledované zmeny alebo cesty k súborom je možné jednoducho identifikovať a odstrániť pomocou funkcie Kontrola dokumentov.
  5. Lepšia integrácia a vzájomné prepojenie obchodných údajov  - Použitie formátov XML balíka Office ako rámca pre prácu s údajmi v množine produktov balíka Office, verzia 2007 znamená, že dokumenty, pracovné hárky, prezentácie a formuláre je možné uložiť vo formáte súborov XML, ktorý je voľne dostupný pre každého a vzťahuje sa naň bezplatná licencia.

Pre názornú ukážku som si našiel v počítači xml súbor, ktorý som použil na demonštráciu tak, ako to ukazujú nasledujúce obrázky. Na prvom obrázku vidíme umiestnenie xml súboru na disku počítača.
 
 
Druhý obrázok nám ukazuje spôsob jeho použitia a upozorňuje, že uvedený xml súbor je taký, že neobsahuje všetky potrebné informácie. Preto si ich program MS Excel na základe pravidiel doplní sám.
 
 
Ďalej sa nás program pýta, kam chceme uložiť údaje zo súboru xml tak, ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Po potvrdení súhlasu s miestom umiestnenia údajov v Excelovskej tabuľke nám program umiestni do tabuľky získané informácie.
 
 
4. Zo sprievodcu pripojením.

Pomocou tohto sprievodcu sa môžeme pripojiť ku vzdialenej databáze na lokálnej sieti, alebo na internete. Tak isto máme možnosť importovať do programu MS Excel údaje vytvorené v iných databázových systémoch tak, ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Ja som si pre názorný postup výberu a umiestnenia údajov do tabuľky zvolil prácu s ODBC súborom.

 
Po výbere skupiny súborov sa nám ponúka možnosť výberu a spracovania konkrétneho typu databázového súboru tak, ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Výberom typu databázy sa nám ponúka možnosť zvoliť umiestnenie tej databázy s ktorou budeme v programe MS Excel pracovať.
 
 
Následne vyberieme zdroj údajov, ktorý budeme spracovávať.
 
 
Na nasledujúcich obrázkoch vidíme, ako sa vyberajú jednotlivé polia pre export ich obsahu do tabuľky. To, že máme možnosť vybrať z rozsiahlej databázy určité potrebné polia nám následne zjednoduší prácu s tabuľkou, nakoľko nepotrebné údaje neprenesieme a tým zredukujeme objem dat. To nám umožní urýchliť a sprehľadniť ich spracovanie. Postup je pekne vidieť na nasledujúcich slajdoch.
 
 
Tu sme si zvolili databázu.


Tu sme databázu otvorili a vidíme názvy jednotlivých polí, ktoré následne budú zodpovedať záhlaviu v tabuľke MS Excel.
 
 
Tu vidíme spôsob výberu jednotlivých polí databázy pre ďalšie spracovanie.
 
 
Ďalej máme možnosť nastaviť filtre pomocou ktorých sa vyberú len tie záznamy, ktoré vyhovujú zvoleným matematickým a logickým podmienkam.
 
 
 
Ďalšou z možností je možnosť usporiadať údaje podľa zvoleného kritéria. Údaje v tabuľke môžeme usporiadať buď vzostupne, alebo zostupne. Ak nezvolíme žiadnu z ponúkaných možností, údaje sa v tabuľke zobrazia v takom poradí, ako boli do databázy zadávané.
 
 
Program sa nás ešte pred importovaním údajov opýta, či chceme pokračovať.
 
 
Po potvrdení musíme ešte zadať pozíciu políčka odkiaľ budú údaje do tabuľky importované.
 
 
Keď sme všetko potvrdili program MS Excel naimportoval z externého databázového súboru údaje do tabuľky.
 

 
 
Existujúce pripojenia.
 

Existujúce pripojenia nám umožňujú vytvoriť si pripojenia k externému zdroju údajov.
 
 
Ponúka sa nám možnosť vybrať si zo zoznamu, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Je len na nás, aké pripojenie si zvolíme. Musíme však vybrať také pripojenie, ktoré nám zabezpečí export potrebných údajov do našej tabuľky. Ako prvé si vyberieme možnosť „Zobraziť“. Po rozkliknutí ponuky máme možnosť vybrať si jedno z miest, kde sa naše údaje nachádzajú, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Následne si vyberieme miesto, kde sa pre nás požadované údaje nachádzajú. Ja som si vybral možnosť „Súbore pripojenia v tomto počítači“.
 
 
Takto sa nám podstatne zúži možnosť výberu. Tým sa nám zredukuje množina súborov a máme väčší prehľad, tak ako to vidieť na hornom obrázku.
 
My si vyberieme jednu malú databázu, ktorú budeme ďalej používať na demonštračné účely.
 
 
Po potvrdení výberu máme možnosť vybrať spôsob zobrazenia údajov, ktoré budeme z databázy exportovať do tabuľky.
 
 
Po potvrdení spôsobu zobrazenia sa nám údaje z databázy naexportujú do tabuľky.
 
 
Ďalšou z možností, ako sa dajú exportované údaje zobraziť, je možnosť zobraziť ich v zostave kontingenčnej tabuľky.

 
Po výbere tejto možnosti musíme označiť tie polia databázy, ktoré chceme v našej tabuľke spracovať.
 
 
Hneď ako si vyberáme premenné vidíme, ako sa ich hodnoty v tabuľke zobrazujú.

 
Ďalšou možnosťou, ktorá sa nám ponúka je možnosť vytvorenia kontingenčného grafu. Ak chceme vytvoriť kontingenčný graf musíme túto možnosť potvrdiť v ponuke.
 
 
Po potvrdení tejto možnosti sa nám zobrazí pracovná tabuľka, v ktorej si tak isto označíme premenné vstupujúce do grafu.
 
 
Aj pri tvorbe kontingenčného grafu postupujeme tak isto ako pri vytváraní kontingenčnej tabuľky. Ako prvé si musíme označiť polia databázy, ktoré nám budú vstupovať do tabuľky.
 
 
Postupne, ako označujeme jednotlivé polia databázy sa nám začína vytvárať kontingenčný graf.
 
 
Program MS Excel nám ešte umožňuje urobiť niektoré estetické úpravy s grafom ako je možnosť:
  • Premiestniť
  • Veľkosť
  • Zavrieť
 
Ak použijeme možnosť zavrieť uvidíme náš kontingenčný graf.
 
 
 
Následne si môžeme graf upraviť tak, aby spĺňal všetky naše požiadavky. Môžeme meniť:
  • sfarbenie grafu
  • typ grafu
 
Takýmto spôsobom si dokážeme vytvoriť skutočne jedinečné grafy, ktoré môžu vystihovať našu osobnosť. Dokonca pre ľahšiu prehľadnosť si môžeme pre každý prípad zvoliť osobitný druh grafu.
 
 
Poklepaním na ikonu „Zmena typu grafu“ sa nám rozvinie ponuka s možnosťou výberu viacerých druhov grafov. A je len na nás, ktorý si vyberieme.
 
 
Ja som si zvolil stĺpcový graf.
 
 
Po jeho potvrdení som dostal nasledujúci kontingenčný graf.
 
 
Ako vidieť s údajmy získanými z externého zdroja sa dajú pomocou programu MS Excel robiť plnohodnotné výpočty, tak ako keby sa do tabuľky údaje vkladali. Táto možnosť exportovať údaje do tabuľky je veľmi silným prvkom programu MS Excel, lebo nám zamedzuje redundancii údajov (to je opätovnému zadávanie).
 
Takto sa:
  • šetrí drahocenný čas,
  • zamedzuje sa prebytočným duplicitám
  • zabraňuje sa prípadným omylom pri zadávaní údajov a tým aj ku vzniku rôznych rozdielnych výsledkov.
  • Šetrí sa priestor na disku
  • Znižuje sa neprehľadnosť v súboroch a následne chaos na disku. Ono časom ani tvorca tabuľky si nebude pamätať, ktorú databázu odkiaľ použil a tým dôjde k neprehľadnosti v datach.
 
V tejto kapitole som sa snažil názorne ukázať našim študentom, ako sa v programe MS Excel môžu spracovávať aj údaje získané z iných zdrojov. Správnym návykom pri spracovaní údajov môže každý užívateľ tohto programu len vysoko profitovať. A to bolo cieľom tejto kapitoly.


 
Použitá literatúra: