Vypracoval: Ing. Juraj Palásthy

 
 
Po spustení programu MS Excel máme možnosť vybrať si záložku Údaje. Tu máme možnosť s údajmi vykonávať nasledovné operácie:
 
·         Získať externé údaje
·         Pripojenia
·         Zoradiť a filtrovať
·         Nástroje pre údaje a
·         Prehľad

 

Pripojenia

 

Ďalšou časťou je záložka „Pripojenia“, v ktorej môžeme tabuľke natrvalo zadať formy a spôsoby pripojenia externých údajov do tabuľky. Takto si zabezpečíme automaticky aktualizáciu údajov, bez toho, aby sme sa o to museli starať. Môžeme to využívať napríklad v tabuľke spracovávajúcej zahranično-obchodné platby tým spôsobom, že si nastavíme dennú aktualizáciu kurzového lístka.

 
 
Samozrejme, že okrem kurzového lístka NBS (Národná Banka Slovenska), si môžeme nastaviť aj tabuľky kurzov iných komodít s ktorými sa obchoduje na svetových burzách, ako napríklad nafta a podobne. Túto funkciu využívame až potom, ak už máme údaje z externého zdroja v tabuľke nahraté. Ak ešte nemáme údaje v tabuľke nahraté, túto funkciu nemáme ako využiť.
 

Tu máme tabuľku v ktorej sú nahraté údaje z externého zdroja.
 
 
 
Ako prvé sa nám naskytuje možnosť voľby „Obnoviť všetko“ Po potvrdení tejto funkcie sa nám manuálne zaktualizujú údaje. Aby sme však nemuseli my ručne aktualizovať údaje, môžeme si v ďalších parametroch nastaviť automatickú aktualizáciu údajov s určitou periodicitou. Tak ako to ukazujú nasledujúce obrázky:
 
 
 
Tu si nastavíme obnovovanie údajov zo zdroja na pozadí, čo vlastne znamená, že údaje sa budú obnovovať automaticky, bez toho, aby sa nám práca s tabuľkou čo i len na chvíľu prerušila.
 
           
Pri zafajknutí tejto voľby máme možnosť nastaviť periodicitu obnovovania údajov.
 
 
Okrem tejto možnosti je tu aj možnosť obnovy údajov pri každom otváraní tabuľky. Tým si zabezpečíme pred každou prácou s tabuľkou okamžitú aktualizáciu všetkých externých údajov.
 
 
Ďalšia voľba sa možno bude zdať nelogická. Ide totiž o vymazanie externých údajov zo zošita. Tu však treba povedať toľko, že táto voľba má obrovský význam vtedy, ak externé údaje ťaháme z nejakej www stránky a zlyhalo nám pripojenie na web. Takto máme istotu, že v počítači nie sú staré údaje a že nové údaje budeme mať len po pripojení sa na internet a ich automatickej aktualizácii.
 
Ďalšou možnosťou sú pripojenia ku zošitu v rámci tabuľky.
 
 
Aj tu máme možnosť:
 
·         pridať pripojenie,
·         odstrániť pripojenie
·         vlastnosti
·         obnoviť
 
Ak zvolíme možnosť „Pridať pripojenie“ v tabuľke sa nám zapamätajú informácie o tom, kde sa nám požadovaný súbor nachádza a tým sa nám pre budúcnosť uľahčí jeho vyhľadávanie a následné použitie.
 
Ďalšou možnosťou je možnosť „Odstrániť pripojenie“, pomocou ktorej máme možnosť zrušiť pripojenie a tým zabezpečiť to, že pri každom novom pripojení si užívateľ sám zvolí tie údaje, ktoré práve potrebuje. Pri tejto voľbe nás program upozorní na to, že dôjde ku prerušeniu jestvujúceho pripojenia a upozorňuje nás na to, či chceme dané pripojenie naozaj odstrániť, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Pri voľbe „Vlastnosti“, máme možnosť viacerých volieb. A to:
·         upraviť formátovanie kde si môžeme preddefinovať:
o    zahrnutie čísiel riadkov
o    zachovanie zoradenia, filtrovanie a rozloženie stĺpcov
o    prispôsobiť šírku stĺpca
o    zachovať formát buniek
Ak na vstupe dôjde ku zmene počtu riadkov, môžeme v programe MS Excel nastaviť aj tieto hodnoty:
·         Vložiť bunky pre nové údaje a nepoužiť staré
·         Vložiť celé riadky pre nové údaje
·         Prepísať jestvujúce bunky a vymazať nepotrebné údaje
 
tak, ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 

 

Zoradiť a filtrovať

 
Program MS Excel obsahuje v sebe veľmi mocný nástroj na prácu s údajmi. Ide o možnosť „Zoradiť a filtrovať“. V tejto záložke môžeme údaje. spracovávať v celku alebo po častiach.
 
Ja som si pre názornosť vytvoril veľmi jednoduchú tabuľku. Jedná sa o menný zoznam žiakov. Tabuľka má 4 stĺpce s nasledujúcimi údajmi:
 
·         Meno študenta
·         Výška
·         Váha
·         Pohlavie
 
Do tabuľky som si vymyslel údaje o 11-tich žiakoch a na tejto tabuľke demonštrujeme jednotlivé možnosti narábania s údajmi.
 
 
Ak už máme tabuľku hotovú a naplnenú údajmi, máme možnosť s týmito údajmi robiť rôzne aritmetické a logické operácie. Jednou z prvých možností je možnosť zotriediť údaje podľa zvoleného triediaceho hľadiska. Predtým však musíme označiť celú oblasť, ktorú chceme zotriediť do súvislého bloku. Ak sme to zabudli robí sa to nasledovne:
 
1.      Kurzor myši nastavíme do východzej bunky vľavo hore. V našom prípade do bunky „Meno študenta“
2.      Stlačíme ľavé tlačítko myši
3.      Myšou ťaháme do pravého spodného rohu tabuľky, alebo jej časti.
4.      Pustíme ľavé tlačítko myši
 
Ak už máme vymedzenú oblasť, premiestnime kurzor myši na miesto, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok:
 
 
Po klepnutí na ikonu symbolizujúcu vzostupné triedenie môžeme okamžite vidieť výsledok tak, ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Ak poklepeme na ikonu symbolizujúcu zostupné triedenie môžeme okamžite vidieť výsledok, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Okrem týchto dvoch možností máme možnosť vykonať aj zložitejšie triedenia a filtrácie údajov. Predtým sa však kurzorom myši musíme postaviť na ikonu Zoradiť, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Následne sa nám naskytne možnosť nastaviť aj iné triediace hľadisko. Ja som si zvolil výšku študenta v cm. Potvrdil som, že chcem triediť hodnoty a triedenie chcem vykonať od najvyššieho po najnižšieho študenta. To znamená zostupne, tak ako to vidieť na nasledujúcich obrázkoch.
 
 
Po nastavení triediacich kritérií a ich potvrdení klávesom OK máme možnosť okamžite vidieť výsledok.
 
 
Ďalšou vynikajúcou funkciou v tejto záložke je Filter. Ten nám slúži na výber časti údajov a ich následné zobrazenie a spracovanie. Filter aktivujeme tak, že sa postavíme na jeho ikonu, ktorá na prvý pohľad vypadá ako taký zúžený lievik. Ako to ukazujú nasledujúce obrázky.
 
 
 
Po poklepaní na ikonu Filter sa nám ukážu možnosti tejto funkcie. Je tam možné triediť údaje, ale aj robiť výber na základe zadaných podmienok. Ako vidieť na obrázku vo voľbe Filter nám program automaticky ponúka vpravo hore pri názve premenných v bielom políčku modré šípky. Po poklepaní na tú šípku, ktorá je v názve políčka pomocou ktorého chceme údaje filtrovať sa nám rozvinie ďalšia ponuka na filtrovanie. V nej sú zaznačené všetky možnosti, ktoré dané políčko obsahuje, tak ako to ukazuje nasledujúci obrázok.
 
 
Rozhodol som sa, že z celej tabuľky vyfiltrujem dievčatá. Preto som postupne odznačil políčka rovnajúce sa podmienke nevyhovujúcim údajom, tak ako to vidieť na nasledujúcom obrázku.
 
 
Hneď ako potvrdíme platnosť a logickosť podmienok vidíme výsledok. Zo všetkých údajov tabuľky sa nám zobrazia len dievčatá..
 
 
Ďalej môžeme zvoliť iný filter. Ja som si vybral výšku študentov. Po rozkliknutí ponúkaných možností som nechal označené pre výber len študentov vyšších ako 170 cm, tak ako to vidieť na nasledujúcom obrázku.
 
 
Aby to nebolo celkom jednoduché rozhodol som sa že si vyberiem len chlapcov vyhovujúcich danej podmienke.
 
 
 
Potvrdením týchto podmienok vidíme výsledok nášho filtrovania.
 
 
Ďalšou možnosťou je možnosť vymazať filter. Toto využívame vtedy, ak chceme mať istotu, že výber údajov budeme mať čistý a nezávislý na predchádzajúcich výberoch.
 
 
Výsledkom tohto výmazu podmienok je opätovné zobrazenie celej tabuľky so všetkými údajmi.
 
 
Ďalej máme možnosť nadefinovať rozšírený filter.
 
 
Pomocou tejto voľby môžeme filtrovať len určitú časť tabuľky, ktorej rozsah si máme možnosť sami nadefinovať.
 
 
Tým, že sme sa oboznámili s triedením údajov a ich filtrovaním sa nám opäť rozšírili možnosti využívania programu MS Excel. Teraz už vieme s údajmi robiť obrovské množstvo matematických a logických operácií, ktoré sa využívajú najmä pri vypracovaní rôznych prehľadných štatistických a ekonomických tabuliek. Vieme vytvoriť grafy a vieme tým tabuľke dať aj patričný estetický vzhľad.