Vypracoval: Ing. Juraj Palásthy
 
 
Nástroje pre údaje
 
V tejto časti programu MS Excel máme možnosť vykonať s údajmi v bunke také operácie, aké sme doteraz nemohli. Patria sem:
 
·         Test na stĺpce
·         Odstrániť zdvojenia
·         Overenie údajov
·         Zlúčiť a
·         Citlivostná analýza
Na demonštráciu jednotlivých operácií máme nám už známu tabuľku o žiakoch.
 

 
Nakoľko meno a priezvisko študenta máme v jednej bunke nie vždy to vyzerá prehľadne a dobre čitateľné. A práve tu nám program MS Excel umožňuje takéto údaje rozdeliť do dvoch stĺpcov. Tak ako to ukazuje nasledovný sled obrázkov:
 

Ako prvé si musíme vymedziť tú oblasť v tabuľke, v ktorej budeme údaje rozdeľovať do dvoch stĺpcov. Robíme to nám už známym spôsobom.
1.      Nastavenie do východzej bunky (v našom prípade text hlavičky)
2.      Stlačíme ľavé tlačítko myši a držíme ho
3.      Potiahneme myšou až na koniec oblasť
4.      Pustíme ľavé tlačítko myši
5.      Vyznačená oblasť má bledomodré podfarbenie
 

 
Poklepaním na ikonu sa nám ponúka možnosť výberu spôsobu rozdelenia buniek.
 

 
Naše údaje majú pevnú šírku a preto si ju vyznačíme v ponuke.
 

 
Následne máme možnosť vyznačiť pozíciu, kde dôjde ku rozdeleniu bunky.
 

 
Po poklepaní ľavým tlačítkom myši na pravítko sa nám vyznačí v danej pozícii zvislá čiara.
 

 
Na tmavom pozadí sa nám zobrazia rozdelené údaje a my môžeme dokončiť funkciu.
 

 
Následne sa nás počítač opýta, či chceme zmeniť obsah cieľových buniek. Dáme OK.
 

 
A program ukončí zvolenú operáciu.
 

 
Ako vidieť z praktickej ukážky program nepracuje úplne korektne, lebo nám prepísal obsah buniek v stĺpci B. A preto musíme v takomto prípade vložiť do tabuľky prázdny stĺpec. Vtedy nedôjde ku takejto fatálnej chybe a program vykoná nami zvolenú operáciu korektne. Tak ako to vidieť na nasledujúcom slede obrázkov.
 

 
Ako prvé klikneme pravým tlačítkom myši v tabuľke na miesto kam chceme vkladať.
 

 
Vyberieme z ponuky čo chceme vkladať. V tomto prípade stĺpec.
 

 
Dáme OK.
 

 
A vidíme, že nám do tabuľky pribudol ďalší stĺpec.
 

 
Teraz už môžeme jednotlivé kroky urobiť bez obáv, že by nám program nekorektne prepísal niektorý stĺpec.
 

 


 

 
 
Opačnou možnosťou je možnosť odstrániť zdvojenia. Táto funkcia sa používa na odstránenie duplicít z hárka. Tu si môžeme vybrať stĺpec v ktorom sa má kontrola vykonať. Táto funkcia sa využíva najmä pri rozsiahlych tabuľkách, kde môže dôjsť ku zadaniu rovnakých údajov, ale na rôznych miestach tabuľky.
 

 
 
 

 


Overenie údajov je ďalšou dôležitou vlastnosťou programu MS Excel. Tu máme možnosť overiť či vložený údaj vyhovuje nastaveným podmienkam. Tým znížime chybovosť údajov v tabuľke a tým zabezpečíme jej vypovedaciu schopnosť.
 
Musíme si dať do bloku tú oblasť tabuľky, pre ktorú chceme vykonať overovanie.
 

           
Po kliknutí na ikonu sa nám zobrazí možnosť výberu.
 

           
Po rozkliknutí ponuky máme možnosť ďalšieho výberu.
 

           
Z ponúkanej množiny si vyberieme Celé číslo.
 

 
Nakoľko sme sa rozhodli kontrolovať obsah bunky v políčku Výška v cm, je takmer nepravdepodobné, že na škole máme študenta nižšieho ako 100 cm, nakoľko táto výška je typická pre deti predškolského veku. Preto sme dali do podmienky, že výška nesmie klesnúť pod 100 cm.
 


 
Na vyskúšanie funkcie zadanej podmienky som zmenil výšku Jankovi Mrkvičkovi na 88 cm. Počítač na to reagoval nasledovne.

 
Po zobrazení chybovej správy program automaticky vrátil pôvodnú hodnotu.
 
Ďalšou možnosťou je možnosť Zlúčiť. Túto funkciu tabuľky využijeme najmä vtedy ak potrebujeme výsledné údaje skombinovať z viacerých rozsahov do jedného nového rozsahu.
 

 
Vyznačíme si rozsah údajov, ktorý chceme skombinovať.
 

Zvolíme si funkciu, ktorou chceme údaje zlúčiť.
 

 
Ďalej máme možnosť nastaviť odkaz na miesto z ktorého budeme čerpať údaje pre zlučovanie. Okrem toho si musíme vybrať, či do záhlavia pôjdu údaje z riadku, alebo zo stĺpca.
 
 

 

Prehľad

 

Jedná sa o poslednú záložku v časti Údaje. Skladá sa z týchto častí:

·         Zoskupiť
·         Oddeliť
·         Medzisúčet
·         Zobraziť podrobnosti
·         Skryť podrobnosti
 
Pre demonštračné účely som si vytvoril veľmi jednoduchú tabuľku, ktorá predstavuje akýsi nákup vo dvoch rôznych predajniach. Už z prvého pohľadu na tabuľku vidieť, ako je zostavená a ako sú riešené algoritmy v tejto tabuľke.
 
V tejto tabuľke som už zoskupil údaje. Robí sa to nasledovne:
 
·         Oblasť, ktorú chceme zoskupiť musíme vyznačiť do jedného bloku.
·         Klikneme na Zoskupiť
 

 
Vľavo vidíme spojovaciu čiaru vyznačujúcu zoskupené bunky s – mínusom vo štvorci.
 

 
Poklepaním na symbol – sa nám údaje ukryjú. Obsah štvorčekového rámčeka sa zmení na +.
 

 
Opätovným poklepaním myšou na symbol + sa nám ukryté údaje sprístupnia.
 

 
Pre ďalšie možnosti som túto tabuľku máličko upravil. Vyhodil som z nej automatické medzisúčty a súčty. Okrem toho som pridal bežné riadky, tak aby každý tovar mal v tabuľke 2 riadky. Takto upravenú tabuľku využijem pri ďalšej demonštrácii programu MS Excel.
 

 
Využijeme „Medzisúčet“ ktorý si názorne vysvetlíme na nasledujúcich obrázkoch.
 

           
Poklepaním na ikonu Medzisúčet sa nám ako prvé objaví systémové upozornenie.
 

 
V ďalšom kroku si nadefinujeme medzisúčet.
 

 
Ako aj ďalšie parametre potrebné pre správne fungovanie funkcie.
 

 
Následne po zadaní všetkých parametrov vidíme výsledok nášho snaženia.
 

 
Ako vidieť v Prehľade máme možnosť pozrieť si údaje zoskupené do požadovaných skupín. Tým sa nám zmení uhol pohľadu na naše údaje a tak máme možnosť rozhodovať na základe takýchto rozšírených možností.
 
Celkovo môžem povedať, že sila programu MS Excel je vďaka záložke „Údaje“ a jej možnostiam nevídaná. Údaje v tabuľke môžeme rôzne triediť, usporadúvať, zoskupovať a rôzne selektovať. Použitím týchto možností vieme z tých istých údajov zakaždým dostať niečo iné. A to také, čo vyhovuje našim požiadavkám.