Časový horizont plánovania rozlišuje nasledovné plány

            Táto kapitola je venovaná vytváraniu a analýze pracovných miest, t.j. činnostiam personálneho riadenia, ktoré významne ovplyvňujú nielen uskutočňovanie ďalších personálnych činností, ale aj efektívnosť vynakladania práce v organizáciách.

            Pracovným miestom (Job) rozumieme nielen pozíciu (funkciu) pracovníka v organizačnej štruktúre, ale aj súhrn činností (operácií) a rozsah zodpovednosti na pracovnom mieste, kvalifikáciu (vedomosti, zručnosti, schopnosti a skúsenosti) požadovanú na vykonávanie práce. V poslednej dobe sem zahrňujeme aj podmienky a podnety (pracovné prostredie, stimulácia pracovníka, vnútorné uspokojenie) na vykonávanie práce.

            Vytváranie pracovného miesta (Job Design) je procesom stanovenia konkrétnych činností (operácií) a zodpovednosti, ktoré prislúchajú jednotlivým pracovným miestam. S ohľadom na zaistenie podmienok pre zvýšenie efektívnosti vykonávania určených činností je súčasťou vytvárania pracovného miesta aj vymedzenie pracovných podmienok fyzikálneho charakteru (pracovného prostredia).

            Analýza (hodnotenie) pracovných miest (Job Analysis) sa zaoberá systematickým skúmaním obsahu práce a pracovných podmienok, teda hromadením a rozborom informácií, potrebných pre presný popis pracovného miesta a ku špecifikácii nárokov, ktoré dané pracovné miesto kladie na pracovníka.

            Pri tvorbe pracovných miest sa vymedzuje obsah pracovných úloh, t.j. určujú sa činnosti (operácie), ktoré majú byť na danom pracovnom mieste vykonané pracovníkom (prípadne pracovnou skupinou), vrátane zariadenia, strojov a nástrojov, ktoré sú k ich uskutočneniu potrebné a ďalej rozsah zodpovednosti, zverených danému pracovnému miestu. Pracovnému prostrediu je v tomto texte venovaná samostatná kapitola.

            Efektívne vytváranie pracovných miest je pomerne zložitý proces, pri ktorom je treba dosiahnuť:

            Prehliadnutie ktoréhokoľvek z uvedených faktorov znižuje efektívnosť vykonávania pracovných úloh, uspokojenie pracovníkov a v konečnom dôsledku aj efektívnosť fungovania organizácie.

            Cieľom vytvárania pracovných miest je súlad možností, potrieb a záujmov organizácie a pracovníkov (viď obr. č. 4.)

            K základným charakteristikám organizácie, ktoré je nutné pri tvorbe pracovných miest rešpektovať, patrí používaná technika a technológia, ciele organizácie a organizačná štruktúra.

            Na strane pracovníkov je potrebné vychádzať z ich predpokladov (vedomostí, zručností a skúseností), potrieb a nárokov na ich uspokojenie.

Obr.č. 4.                                Východiská a výsledky vytvárania pracovných miest

            Pracovné miesto je vymedzené účelom, charakteristikou pracovnej úlohy a súhrnom povinností (činností a zodpovedností).

            Účel vytvorenia pracovného miesta zdôvodňuje, prečo bolo dané miesto zriadené a špecifikuje jeho väzbu k finálnemu produktu, alebo k cieľom organizácie.

            Charakteristika vymedzuje pracovné miesto, pokiaľ ide o:

            Niekedy je súčasťou charakteristiky pracovného miesta miera preťaženia, alebo naopak nedostatočného zaťaženia pracovníka, a to z kvantitatívneho, ale aj z kvalitatívneho hľadiska.

            Povinnosti predstavujú výpočet činností (operácií), ktoré majú byť na pracovnom mieste vykonané a rozsah zodpovednosti zverený danému pracovnému miestu.

            Analýza pracovných miest predstavuje systematické skúmanie obsahu práce (stále častejšie tiež podmienok, v ktorých je práca vykonávaná) a predpokladov pracovníka, potrebných k prevzatiu zodpovednosti, ktorá z výkonu práce vyplýva.

            Zodpovedná analýza pracovných miest slúži ako základ pre výber metód a k prijímaniu opatrení, umožňujúcich zlepšiť účelnosť a účinnosť celého radu personálnych činností, hlavne získavania, prijímania a školenia pracovníkov, ich hodnoteniu a odmeňovaniu.

            Analýza pracovných miest umožňuje získať informácie o tom:

            Tieto informácie sa využívajú na spracovanie popisu pracovných miest a ku špecifikácii nárokov na pracovníkov, ktorí ich majú zastávať.

            Význam analýzy pracovných miest je daný tým, že informácie, ktoré poskytuje, umožňujú, aby ďalšie personálne činnosti (získavanie pracovníkov, ich výber, pracovný postup a odmeňovanie), používané metódy (formuláre žiadostí, štruktúra rozhovorov, testov a hodnotenie výkonu, alebo pracovného chovania) aj opatrenia v tejto oblasti vychádzali z obsahu práce a neboli založené na subjektívne stanovených normách.

Obr.č. 5.                                Využitie analýzy pracovných miest

            Východiskom pre analýzu pracovných miest je zhromažďovanie zodpovedajúcich informácií, ktoré môžeme získať:

a) z dostupnej dokumentácie,

b) z rozhovorov s vedúcimi pracovníkmi,

c) z rozhovorov s pracovníkmi, ktorí sledované miesto zastávajú,

d) zo sledovania priebehu práce,

e) z vykonávania práce samotným pozorovateľom.

            Tieto informácie bývajú obyčajne získavané špecialistami, ktorí vykonávajú analýzu pracovného miesta v spolupráci s pracovníkom, ktorému je sledované pracovné miesto podriadené. Stále častejšie sa informácie zisťujú priamo od pracovníka, ktorý dané pracovné miesto zastáva, alebo za jeho spolupráce. Obyčajne to býva u riadiacich pracovných miest, technicko-hospodárskych, ale aj na pracovných miestach robotníckych.

            K analýze pracovných miest (a v nadväznosti k zostaveniu popisu pracovných miest) sa využíva rad metód a postupov. K tradičným patrí voľný slovný popis vykonávaných činností a rozsahu zodpovednosti daného pracovného miesta. S ohľadom na potrebu väčšej prehľadnosti a porovnateľnosti vyplývajúcich z používania informácií z analýzy a popisu pracovných miest a v ďalších personálnych činnostiach sa stále častejšie uplatňujú metódy štrukturálnej analýzy. Najčastejšie používanými sú:

1. Funkčná analýza pracovných miest, ktorá bola vytvorená v 30. rokoch na americkom ministerstve práce ako nástroj pre popis pracovných miest a stanovenie požiadaviek na pracovníkov s cieľom zlepšiť poradenské služby a rozmiestňovanie uchádzačov o zamestnanie registrovaných na úradoch práce.

            Je to klasická metóda, založená na voľnom slovnom popise činností, zodpovedností a nárokov pracovného miesta na základe vzťahu pracovných činností k pracovníkom, informáciám a predmetom (k materiálu, k zariadeniu). Postupne bola zdokonaľovaná a rozširovaná. V r. 1965 bol vydaný katalóg povolaní, ktorý slúži ako základné vodítko pre analýzu a spracovanie popisov pracovných miest v rade verejných a súkromných organizácií.

            Jej prednosťou je použiteľnosť pre rad pracovných miest a tiež existencia katalógu. K nevýhodám patrí obmedzenie analýzy na tri faktory (vzťahy k pracovníkom, informáciám a k predmetom), pomerne veľká náročnosť na prípravu a skutočnosť, že vychádza z pozorovania.

2. Metóda PAQ (Position Analysis Questionnaire) sa radí ku kvantitatívnym metódam. So svojimi spolupracovníkmi ju v 60. rokoch vytvoril J.C.McCormick s cieľom odstrániť nedostatky funkčnej analýzy pracovných miest, t.j. veľkú závislosť na pozorovaní, ktorá je pre veľký podiel subjektivity považovaná za menej spoľahlivú, ako metódy, ktoré využívajú kvantitatívne prístupy.

            Metóda PAQ je založená na posúdení približne 190 prvkov, ktoré vymedzujú pracovné miesto v škále 1 - 5 bodov. Posudzované prvky sú zahrnuté do šiestich základných okruhov:

1) informačné vstupy,

2) mentálne činnosti,

3) fyzické činnosti,

4) vzťahy k ďalším pracovníkom,

5) pracovné podmienky,

6) ďalšie aspekty pracovného miesta (pracovná doba, špecifické požiadavky na pracovníka a pod.).

            Metóda PAQ dáva možnosť porovnania obsahu práce a nárokov jednotlivých pracovných miest (preto je možné ju využiť aj ako východisko pre hodnotenie práce). Výhodou je možnosť jej použitia pre väčšinu pracovných miest. K nedostatkom patrí veľký rozsah posudzovaných skutočností a z neho vyplývajúca pracnosť a nároky na presnosť.

3. Metóda AET (Arbeitswissenschaftliches Erhebungverfahren zur Tätigkeitsanalyse) býva označovaná ako „ergonomická analýza pracovných miest“. Jej autormi sú K. Landau a W. Rohment. Na rozdiel od predchádzajúcich dvoch sa využíva v prevažnej miere v európskych podnikoch. Vychádza z popisu pracovných činností a širokého okruhu (obsahuje 143 otázok) okolností, ktoré podmieňujú efektívne uskutočňovanie pracovných činností (ciele, zariadenia, vybavenie, prostredie). Metóda obsahuje popis pracovného miesta (časť A a B) a analýzu pracovného miesta (C). Pracovné činnosti sú analyzované z hľadiska nárokov na prijímanie informácií, rozhodovanie a zodpovednosť.

            Prednosť metódy AET je v sledovaní závislosti pracovných činností na vybavení a podmienkach práce (pracovnom prostredí). Nedostatkom je naopak nie dosť hlboká analýza pracovných činností.

Obr. č. 6.               Štruktúra metódy AET

4. Systém Hay (Hay Guide Chart-Profile Method) je určený predovšetkým na analýzu pracovných miest riadiacich pracovníkov. Systém bol vytvorený s cieľom poskytnúť také informácie o pracovných miestach, ktoré by umožnili zlepšiť získavanie a výber pracovníkov, hodnotenie práce, hodnotenie pracovného výkonu a analýzu organizačnej štruktúry. V porovnaní s metódou PAQ je systém Hay menej štrukturovaný a tým jednoduchší.

            Analýza pracovných miest sleduje tieto hľadiská:

            Hlavnou prednosťou systému Hay je komplexné použitie ako pre analýzu a popis pracovných miest, tak aj pre hodnotenie práce a odmeňovanie. Jeho uplatnenie tak umožňuje zachovať konzistentnosť nielen v popise pracovných miest, ale aj pri odmeňovaní.

            Uvedené metódy analýzy pracovných miest sú zamerané na zistenie a popis hlavných činností, základných povinností, zodpovednosti, podmienok a požiadaviek. Na zistenie, či sú jednotlivé pracovné činnosti, alebo operácie vykonávané efektívne, je potrebné vykonať podrobnejšiu analýzu. Na tento účel sa využívajú metódy štúdia práce, tzv. pracovné štúdie. Môžu byť zamerané na zistenie a analýzu pracovného postupu (pohybové štúdie), alebo na zistenie času potrebného na ich uskutočnenie (časové štúdie), prípadne slúžia k obidvom účelom (komplexné štúdie).

            Pohybové štúdie sú založené na sledovaní a zaznamenávaní postupnosti uskutočňovaných činností, alebo operácií. Tradičné pohybové štúdie využívajú grafický záznam pomocou dohovorených symbolov. Patria k nim:

a) postupové diagramy, grafy, schémy,

b) metóda FAST,

c) vývojové diagramy,

d) diagram činnosti čaty.

            Na tieto účely je možné použiť aj modernejšie prostriedky - filmovú, alebo video kameru. S nimi urobený záznam umožní sledovať a analyzovať súčasne spotrebu času na uskutočnenie jednotlivých činností a operácií. Z tohto dôvodu sa radí ku komplexným metódam.

            Časové štúdie umožňujú zistiť skutočný čas spotrebovaný na uskutočnenie určitej pracovnej činnosti, alebo na stanovenie jeho optimálnej spotreby, t.j. normu času. Klasické časové štúdie vychádzajú zo systematického sledovania, merania a zaznamenávania spotreby času na vykonanie činnosti, alebo operácie. Patria k nim:

a) snímka pracovného dňa,

b) snímka operácie.

            Modernejšie metódy vychádzajú z pozorovaní uskutočňovanej činnosti v nepravidelných, náhodne zvolených momentoch. Oproti tradičným časovým štúdiám sú menej pracné, lacnejšie, menej zaťažujú pracovníka aj pozorovateľa a pri tom sú dostatočne presné. Patria k nim:

a) momentové pozorovanie, používané na zistenie štruktúry spotreby času v smene,

b) momentové meranie, určené na zistenie spotreby času na dlhšie nepravidelne sa opakujúce operácie.