Výsledkom analýzy práce je zostavenie popisu pracovného miesta a špecifikácia práce.
Popis pracovného miesta je písaný dokument s rôznym stupňom podrobnosti (obyčajne v rozsahu 1 až 2 strán), ktorý obsahuje základné informácie o pracovnom mieste. Aby mohli byť popisy pracovných miest používané k vyššie uvedeným účelom, musia byť predovšetkým presné a spoľahlivé.
Popis pracovného miesta musí čo najpresnejšie vystihovať skutočný obsah práce (súhrn činností, operácií). To je významné hlavne pri formulovaní charakteristík pracovného miesta pre efektívne získavanie a výber pracovníkov (s cieľom nevzbudiť nadmerné očakávanie), zácvik nových pracovníkov, ich prípravu a pri vytváraní zodpovedajúcich pracovných noriem. Potrebnú presnosť je možné dosiahnuť výberom a použitím najvhodnejších metód (prípadne viacerých metód), získavaním informácií. Pretože sa obsah práce na pracovných miestach často mení, je rovnako dôležité aktualizovať popis pracovných miest a špecifikáciu požiadaviek. Do jeho údajov patrí:
a) názov pracovného miesta,
b) popis obsahu práce,
c) požiadavky na vykonanie práce, tzv. špecifikácia.
Okrem týchto informácií obsahuje aj ďalšie:
1) počet pracovníkov na rovnakých pracovných miestach,
2) útvar, v ktorom je pracovné miesto zaradené,
3) meno pracovníka, ktorý popis spracoval,
4) účel, kvôli ktorému bol popis pracovného miesta urobený,
5) účel (poslanie) pracovného miesta,
6) súpis hlavných činností a vymedzenie zodpovednosti,
7) prehľad činností (operácií), ktoré majú byť na pracovnom mieste vykonané,
8) kvantitatívne a kvalitatívne požiadavky (normy), ktoré majú byť dodržané,
9) podmienky vykonávania práce,
10) podrobnejšia charakteristika jednotlivých činností (operácií).
Ak sú popisy pracovných miest zostavované takto podrobne, obyčajne sa spracovávajú v dvoch verziách:
1. detailnejšia, ktorá sa využíva pre účely zácviku pracovníkov a pre hodnotenie práce,
2. stručnejšia, ktorá slúži na plánovanie ľudských zdrojov, získavanie pracovníkov, alebo pohovoroch s uchádzačmi.
Súčasťou popisu pracovných miest sú aj normy pracovného výkonu, alebo očakávaného pracovného chovania. Niektoré organizácie dávajú prednosť väčšej flexibilite v tejto oblasti a pracovné normy zaraďujú až do formulárov používaných pri hodnotení pracovného výkonu.
Na popis pracovného miesta nadväzuje špecifikácia požiadaviek, kladených na pracovníka, ktorý má dané miesto zastávať. Ide o vymedzenie nárokov na kvalifikáciu (vedomosti, schopnosti, zručnosti a skúsenosti), ktoré sú potrebné pre efektívne vykonávanie pracovných úloh.
Obsah informácií v popise pracovných miest sa využíva v rade ďalších personálnych činností, viď obr. č. 5.
Spoľahlivo spracované popisy pracovných miest sú potrebné pre efektívne získavanie a výber pracovníkov (napr. pri formulovaní informácií o pracovných miestach v inzerátoch), alebo poskytujú základné informácie o obsahu pracovného miesta, na ktoré hľadáme pracovníkov.
Popisy pracovných miest sú ďalej potrebné pri orientácii a zaškolení nových pracovníkov. Poskytujú prehľad činností (operácií), ktoré sú potrebné a majú byť novému zamestnancovi podrobnejšie vysvetlené jeho bezprostredným nadriadeným.
Popis pracovného miesta sa využíva ďalej pri zostavovaní pracovných noriem a kritérií, podľa ktorých je hodnotený pracovný výkon a pracovné správanie. Sú teda východiskom pre stanovenie postupu, metód, kritérií a merítok hodnotenia pracovníkov.
Popisy pracovných miest a ich špecifikácia poskytuje súčasne základné informácie na hodnotenie práce, t.j. činnosti, ktorej výsledkom je stanovenie relatívnej váhy jednotlivých pracovných miest v rámci organizácie a ktoré sa využívajú hlavne na účely odmeňovania.
Okrem toho popis pracovného miesta vytvára príležitosť na dialóg medzi nadriadeným a podriadeným (alebo skupinovú diskusiu) o obsahu práce a môže vyústiť do zmeny rozsahu činností, zodpovednosti a prispieť k lepšiemu pochopeniu toho, čo sa od pracovníka (pracovnej skupiny) na danom pracovnom mieste očakáva. Popis práce je možné využiť aj na premyslenie a vytváranie ciest na premiestňovanie pracovníkov, pri pracovnom postupe, ktoré vedú k lepším výsledkom v podniku. Tento proces môže vyvrcholiť aj prípravou plánov osobného rozvoja pracovníkov a k ich funkčnému postupu (kariére).
Získavanie pracovníkov je činnosť, ktorá má zaistiť, aby voľné pracovné miesta v podniku prilákali dostatočné množstvo zodpovedajúcich uchádzačov, s primeranými nákladmi a v žiadúcom termíne (včas). Spočíva teda v hľadaní vhodných pracovných zdrojov, v informovaní o voľných pracovných miestach v podniku, v ponuke týchto voľných pracovných miest (a často aj v presviedčaní vhodných jedincov o výhodnosti práce v podniku), v rokovaní s uchádzačmi, v získavaní primeraných informácií o uchádzačoch, ktoré neskoršie slúžia k výberu najvhodnejších z nich a v organizačnom a administratívnom zaistení všetkých týchto činností.
Nábor pracovníkov (spolu s výberom) je kľúčovou fázou formovania podnikovej pracovnej sily (staffing) a do značnej miery rozhoduje o tom, akých pracovníkov bude mať podnik k dispozícii.
U nás sa pre túto činnosť používa termín nábor pracovníkov, je však treba zdôrazniť, že pojem získavanie pracovníkov a nábor sa v modernej teórii riadenia ľudských zdrojov odlišujú. Nábor pracovníkov znamená získavanie pracovníkov z vonkajších zdrojov. Získavanie pracovníkov sa usiluje nielen o získavanie ľudských zdrojov z vonkajšieho prostredia, ale aj o získavanie ľudských zdrojov zo súčasných pracovníkov organizácie (z uvoľňovaných, usporených, alebo z iných vhodných pracovných síl v podniku). V pojme získavanie pracovníkov je teda implicitne dosiahnuté úsilie o hospodárenie s pracovnou silou v podniku, úsilie o zvyšovanie produktivity práce.
V procese získavania pracovníkov proti sebe stoja dve strany:
1. podnik so svojou potrebou pracovných síl a
2. potencionálni uchádzači o prácu, teda osoby hľadajúce vhodné zamestnanie.
Proces získavania pracovníkov má zaistiť taký tok informácií medzi obidvomi stranami, aby potenciálni záujemcovia o prácu reagovali na ponuku zamestnania v podniku. Odozvu na ponuku zamestnania v podniku môžu významne ovplyvniť nielen vnútorné podmienky podniku, ale výrazne aj vonkajšie podmienky.
2. Vnútorné a vonkajšie podmienky získavania pracovníkov
Do akej miery budú na ponuku zamestnania na určitom pracovnom mieste a v určitom podniku reagovať potenciálni uchádzači, závisí na určitých okolnostiach, alebo podmienkach, ktoré rozdeľujeme na vnútorné a vonkajšie.
Vnútorné podmienky môžu súvisieť tak s konkrétnym pracovným miestom, ako aj s podnikom, ktorý zamestnanie ponúka.
Pokiaľ ide o konkrétne pracovné miesto, dôležitú úlohu majú nasledovné podmienky:
Podmienky súvisiace s podnikom môžu byť napríklad:
Medzi najzávažnejšie vonkajšie podmienky získavania pracovníkov patria:
Zatiaľ čo vnútorné podmienky získavania pracovníkov ovplyvňujú skôr individuálne rozhodovanie potenciálnych uchádzačov reagovať na ponuky podniku, vonkajšie podmienky sú skôr objektívne a podnik - na rozdiel od vnútorných podmienok, ktoré sa môžu snažiť do určitej miery ovplyvniť - ich ovplyvňovať nemôže a musí ich pri svojich rozhodnutiach brať do úvahy ako danosť.