Najefektívnejším podnikovým vzdelávaním pracovníkov je dobre organizované systematické vzdelávanie.
Je to neustále opakujúci sa cyklus, ktorý vychádza zo zásad podnikovej politiky vzdelávania, sledujúci ciele podnikovej stratégie vzdelávania a opierajúci sa o starostlivo vytvorené organizačné a inštitucionálne predpoklady vzdelávania. Rozumie sa tým predovšetkým existencia skupiny, alebo skupín pracovníkov (často sú členmi aj externí odborníci), iniciujúcich podnikové vzdelávanie a zaisťujúcich jeho odbornú a organizačnú stránku, ako aj existenciu štandardných a špeciálnych školiacich programov, primerane vybavených školiacich zariadení (pre školenia mimo pracoviska), alebo vhodných podmienok (pre školenie na pracovisku) a ďalej vlastných, alebo zmluvne zaistených externých školiteľov, prípadne existenciu predstavy akým spôsobom sa bude školenie zabezpečovať v prípade, že podnik nemá vlastné vhodné vybavenie.
Obr. č. 23 Základný cyklus systematického formovania pracovných schopností pracovníkov
Vlastný cyklus začína identifikáciou potreby formovania pracovných schopností pracovníkov podniku (používa sa termín identifikácia potreby vzdelávania). Nasleduje fáza plánovania vzdelávania, v priebehu ktorej sa riešia otázky rozpočtu, časového plánu, pracovníkov, ktorých sa školenie bude týkať, oblastí, rozsahu, obsahu a metód školenia a pod. Treťou fázou cyklu je vlastný proces školenia, teda realizácia vzdelávacieho procesu. Pretože podnikové vzdelávanie pracovníkov býva dosť nákladná záležitosť, musí podnik pochopiteľne zaujímať, do akej miery boli stanovené ciele vzdelávania splnené a ako sa pri tom osvedčili nástroje, metódy použité na vzdelávanie pracovníkov. Preto nasledujú fázy vyhodnocovania výsledkov vzdelávania a účinnosti vzdelávacieho programu a použitých metód. V tejto fáze sa objavujú skutočnosti, ku ktorým sa potom prihliada v ďalšom cykle, predovšetkým vo fáze identifikácie potreby vzdelávania a plánovania vzdelávania. Základný cyklus systematického podnikového vzdelávania pracovníkov znázorňuje obr. č. 23.
Systematické podnikové vzdelávanie pracovníkov má nasledovné prednosti:
V rámci systematického podnikového vzdelávania pracovníkov majú kľúčové postavenie už popísané tri fázy: identifikácia potreby vzdelávania, plánovanie vzdelávania a vyhodnotenie výsledkov vzdelávania, vyhodnotenie účinnosti vzdelávacieho programu a použitých metód. Tieto fázy rozhodujú o tom, ako bude vyzerať vlastný proces školení a ako bude vyzerať jeho účinnosť v ďalších cykloch podnikového vzdelávania pracovníkov. Z tohoto dôvodu sa týmito fázami budeme zaoberať podrobnejšie.
Identifikácia potreby podniku v oblasti kvalifikácie a vzdelávania predstavuje dosť ťažký problém už z toho dôvodu, že kvalifikácia a vzdelanie sú ťažko kvantifikovateľné vlastnosti človeka. Ťažko sa stanovujú kvalifikačné požiadavky jednotlivých pracovných miest, ťažko sa meria a stanovuje súlad medzi požiadavkami pracovného miesta a pracovnými schopnosťami pracovníka a nie menej je ťažké rozoznať a kvantifikovať vzťah medzi kvalifikáciou pracovníka a výsledkami jeho práce.
Kvalifikáciu a vzdelanie dokážeme merať len veľmi jednoduchým spôsobom, napr. stupňom ukončeného školského vzdelania, resp. vyučenosti, v obidvoch prípadoch v kombinácii s dĺžkou praxe. Individualitu pracovníka, jeho špecifické schopnosti, vlastnosti, talent, jeho prístup k riešeniu úloh, jeho postoje - jednoducho všetko to, čo v podstate rozhoduje, do akej miery sa napr. absolvovanie určitého stupňa školského vzdelania, alebo inej základnej prípravy na povolanie a dĺžka praxe premietnu do jeho pracovného výkonu - však žiadnym meraním nie sme schopní previesť.
Preto aj fázy identifikácie potrieb podniku v oblasti kvalifikácie a vzdelania jeho zamestnancov je založená na odhadoch a aproximatívnych postupoch a má skôr povahu experimentu, ktorého výsledky vstupujú potom na záver celého cyklu znova ako skúsenosti do fázy identifikácie potreby vzdelávania a modifikujú tak ďalší cyklus podnikového vzdelávania pracovníkov.
Vo všeobecnom slova zmysle je potreba v oblasti kvalifikácie a vzdelania predstavovaná akoukoľvek disproporciou medzi vedomosťami, zručnosťami, prístupom, porozumením problému na strane pracovníka a tým, čo požaduje pracovné miesto, alebo čo vyplýva z organizačných alebo iných zmien.
Každé pracovné miesto (zamestnanie) kladie na pracovníka určité požiadavky. Jednoduchá práca je spojená s menšími požiadavkami, nevyžaduje, aby pracovník riešil zložitejšie problémy, skôr ide o rutinné záležitosti. Zložitejšia práca však už vyžaduje napr. špeciálne vedomosti, pochopenie zložitejších princípov a väzieb, špeciálne zručnosti, vysokú kvalitu práce, spoluprácu s ostatnými pracovníkmi, ich riadenie, rozhodovanie a pod. Zmeny vyvolané technickým rozvojom, zavedením novej technológie, novej organizácie výroby, alebo práce, zmenou sortimentu výrobkov a i. môžu mať v týchto súvislostiach rôzny dopad, odrážajú sa v rôznej potrebe vzdelávania pracovníkov jednotlivých kategórií.
Potreba vzdelávania môže vyplynúť aj zo sústavného sledovania kvality výrobkov alebo služieb, využívania zdrojov, využívania pracovného času, stability pracovníkov na jednotlivých pracoviskách a v celom podniku a pod.
Možných zdrojov informácií využiteľných pre účely identifikácie potreby vzdelávania je teda veľké množstvo a len zriedka je možné presne stanoviť poradie dôležitosti jednotlivých faktorov určujúcich aktuálnu potrebu vzdelávania, alebo perspektívnu potrebu kvalifikácie a vzdelania v podniku.
V praxi sa postupuje tak, že sa analyzuje širšia, alebo užšia škála údajov, získaných jednak z bežného podnikového informačného systému, jednak zo zvláštnych zistení. Najčastejšie ide o nasledovné tri skupiny údajov:
Všetky uvedené údaje si umožňujú vytvoriť prehľad o súčasnej a potenciálnej disproporcii medzi kvalifikáciou a vzdelaním pracovníkov podniku na jednej strane a požiadavkami pracovných miest na strane druhej.
Na základe týchto údajov sa potom analyzuje potreba vzdelávania pracovníkov podniku. Obyčajne sa pri tom požíva jedna, alebo viac z nasledovných metód:
Pri identifikácii potreby vzdelávania pracovníkov sa nemôžeme opierať len o vnútropodnikové údaje, ale v každom prípade je veľmi dôležité a prospešné poznať profesno-kvalifikačnú štruktúru pracovných zdrojov a jej vývojové tendencie na území, z ktorého podnik čerpá rozhodujúce množstvo svojich pracovných síl a preferencie vyskytujúce sa u mládeže v období voľby prípravy na povolanie. Je potrebné brať do úvahy aj doterajšie skúsenosti s ťažkosťami získavania pracovníkov jednotlivých profesno-kvalifikačných skupín na trhu práce. Nemožnosť, alebo ťažkosti získavať niektoré skupiny pracovníkov na trhu práce je teda treba tiež brať do úvahy pri identifikácii potreby vzdelávania pracovníkov podniku, hlavne novoprijatých.
Veľmi často sa potreba vzdelávania opiera o požiadavky vedúcich pracovníkov, ale aj pracovníkov radových. Vedomie ťažkostí a malej spoľahlivosti akokoľvek exaktnejšej identifikácie potreby vzdelávania pracovníkov viedol mnohé podniky v zahraničí k tomu, že celú záležitosť ponechávali viac, alebo menej na vedúcich pracovníkov (líniových manažérov) a priznávajú im výhradnú kompetenciu rozhodovať o potrebe vzdelávania na základe konkrétnej situácie na svojom úseku. Ich požiadavky sú potom spravidla v plnej miere akceptované. Pretože vzdelávaním pracovníkov podnik prispieva nielen sebe, ale aj svojim zamestnancom, zdá sa, že hneď na druhom mieste sú to požiadavky samotných zamestnancov, ku ktorým sa prihliada v procese identifikácie potreby vzdelávania. Veľmi dôležitým podkladom pre identifikáciu potreby vzdelávania sú v zahraničí materiály pravidelného hodnotenia pracovníkov, hodnotenia ich pracovného výkonu. Pritom čím je hodnotenie pracovníkov a ich pracovného výkonu podrobnejšie, čím detailnejšie sú rozvedené nedostatky pracovníka a ich príčiny, tým lepším podkladom pre identifikáciu potreby vzdelávania takéto hodnotenie je.