Súbory kancelárskych balíkov

Vypracoval: Ing. Juraj Palásthy

Kancelárske balíky tvoria jednu z najhlavnejších oblastí využitia počítačov v bežnej hospodárskej, ekonomickej a osobnej oblasti. Takmer každý z užívateľov počítača má v počítači niektorý z kancelárskych balíkov. Tento využíva na vytváranie rôznych dokumentov, tabuliek, prezentácií a iných dôležitých súborov administratívneho typu.

Aj v tejto oblasti platí, že každý kancelársky balík vytvára osobitné druhy súborov s osobitnými koncovkami. Takto vieme podľa koncovky súboru určiť či bol súbor vytvorený pomocou kancelárskeho balíka Open Office, Microsoft Office, Google Doc, alebo nejakého iného. Samozrejme ideálne je ak si užívatelia zvyknú používať jeden druh koncovky, na ukladanie súborov. Takto sa zabezpečí vzájomná kompatibilita a využiteľnosť súborov v jednotlivých kancelárskych balíkoch.

Pre potreby vzájomnej kompatibility vrele odporúčam ak má majiteľ počítača nainštalovaný kancelársky balík MS Office, aby si do svojho počítača nainštaloval aj kancelársky balík Open Office, ktorý je voľne použiteľný. Tým neporušíme žiadne licenčné pravidlá a môžeme si vzájomnú kompatibilitu dokumentu overiť sami. Čo je nespornou výhodou..

Propietárny softvér, je softvér bez voľne dostupného zdrojového kódu. Drvivá väčšina propietárneho softvéru je komerčná, ako napríklad kancelársky balík MS Office od spoločnosti Microsoft.

Súbory označené hviezdičkou nedokážu otvoriť staršie verzie kancelárskeho balíka MS Office. Na to, aby sme v nich otvorili tieto formáty súborov si musíme do kancelárskeho balíka doinštalovať program FileFormatConverter, ktorý je voľne stiahnuteľný z oficiálnej www stránky spoločnosti Microsoft. Na túto skutočnosť však spoločnosť Microsoft oficiálne nikoho neupozornila. Týmto sa spätná kompatibilita z novšej verzie na staršiu pre mnohých užívateľov stala dosť problematická a spôsobovalo to a možno aj dnes ešte spôsobuje nemalé problémy.

V tabuľke uvádzané aplikácie používané na spustenie a editáciu môžeme rozdeliť do dvoch skupín:

1. Komerčné (treba za ne zaplatiť – MS Office a Adobe acrobat)

2. Nekomerčné (netreba za ne platiť – Open Office org. a Adobe Acrobat Reader)

Tu treba poznamenať, že Adobe Acrobat Reader slúži len na čítanie súborov pdf. Je zadarmo a možno ho stiahnuť z internetu, alebo inštalovať z CD, alebo DVD, ktoré sú súčasťou odborných kníh a časopisov Adobe Acrobat Reader je aj súčasťou inštalačných médií rôzneho hardvéru používaného v súčasnosti. V pdf formáte je u nás distribuované veľké množstvo rôznych materiálov, ako sú:

• príručky a návody na použitie

• zákony a nariadenia

• propagačné materiály a pod.

Formát odf,

celým názvom OASIS Open Document Format for Office Applications (OASIS otvorený formát dokumentu pre kancelárske aplikácie) je otvorený súborový formát určený pre ukladanie a výmenu dokumentov vytvorených kancelárskymi aplikáciami. ODF zahrňuje textové dokumenty (ako napr. poznámky, knihy, listy a iné.), prezentácie, tabuľky, grafy a databázy.

Koncovky dokumentov používaných v Open Office

• odt - textový dokument

• ods - tabuľka

• odp - prezentácia

• odg - grafika

• odc - graf

• odf - matematický výraz

• odb - databáza

• odi - obrázok

• odm - hlavný textový dokument

Formát doc,

DOC alebo doc (skratka dokument) je príponou súborov určených na spracovanie textu dokumentov, najčastejšie pre Microsoft Word. Formát DOC sa používa vo viacerých verziách Microsoft Office. Išlo o verzie 97 až 2003.

V aplikácii Microsoft Office Word 2007 binárny formát súboru bol nahradený ako východiskový formát novým XML založený na formáte Office Open XML. Rozšírenie mena súboru tohto formátu je. Docx alebo. Docm.

Formát DOC je nativna aplikácia Microsoft Office Word, ale i ďalších softvérov, ako voľne šíriteľné textové procesory – OpenOffice.org Writer a AbiWord, môžu vytvárať a čítať. doc súbory.

PDF - prenosný formát dokumentov

Ide o najrozšírenejší formát určený na prenos súborov v elektronickej podobe. PDF je formát dokumentov vyvinutý firmou Adobe. Firma pri jeho vývoji využila skúsenosti s formátom PostScript. Vyvinutý PDF formát je vlastne PostScript bez niektorých málo používaných rysov, doplnený o kompresné algoritmy a hypertextové odkazy. Vopred je definovaných niekoľko základných fontov, ktoré musí prehliadač poznať, všetky ostatné musia byť súčasťou jednotlivých .pdf súborov. Dokument v tomto formáte môže obsahovať aj obsah, rozdelenie na kapitoly a zmenšené náhľady stránok pre ľahšiu orientáciu.

Súbor môže byť chránený heslom a to ako pre zápis, tak aj pre čítanie. Rovnako môže byť zakzáaná tlač súboru a prenos dát zo súboru cez schránku. Súbor obsahuje textové informácie, vektorové i rastrové obrázky.

Firma ADOBE svoj formát presadzuje veľmi cieľavedome a dnes sa stal nepísaným štandardom pre archiváciu technických dokumentov.

Originál ADOBE Acrobat Reader je zdarma a pokiaľ to tvorca .pdf súboru nezakázal, môžete si dokumenty vytlačiť, vytiahnuť texty i obrázky a to všetko na najrôznejších platformách.

Záver,

kancelárske balíky sú jedny z najviac využívaných programov. Používajú sa na pracovisku, v škole, domácnosti, skrátka v akejkoľvek komunikácii. Uľahčujú nám život, zjednodušujú komunikáciu, vybavovanie na úradoch, a mnohé iné činnosti.

Ako vidieť na priložených obrázkoch už samotný kancelársky balík od spoločnosti Microsoft umožňuje ukladanie a opätovné otváranie súborov vo viacerých formátoch. Toto pomaly, ale isto predstavuje obrovský krok ku vzájomnej kompatibilite tejto tak významnej množiny súborov.

Preto, že kancelárske balíky vytvárajú veľké množstvo rozličných súborov predpokladám, že tento môj článok vniesol aspoň trocha svetla do súborov vytváraných a používaných kancelárskymi balíkmi.