Vypracoval: Ing. Juraj Palásthy

 

 

Kancelárske balíky tvoria v súčasnej dobe jeden z najviac rozšírených programových balíkov. Dokonca sa stali akýmsi štandardom počítačovej gramotnosti. V dnešnej dobe poznáme veľa druhov kancelárskych balíkov. Niektoré sú komerčného charakteru, to znamená, že si ich musíme kúpiť a obchodníkovi za ne zaplatiť. Takým je napríklad MS Office od spoločnosti Microsoft. Sú však aj také, ktoré sa kvalitou minimálne vyrovnajú, ale nemusíme za ne platiť. Takým je napríklad Open Office, ktorý je úplne zadarmo.

 

Každý kancelársky balík vytvára osobitné druhy súborov s osobitnými koncovkami. To však mnohokrát viedlo k nekompatibilite medzi jednotlivými kancelárskymi balíkmi. Problém bol a je mnohokrát v tom, že súbor vytvorený v jednom formáte nebol, alebo nie je korektne čitateľný.

 

Formát súboru vytvoreného kancelárskym balíkom je určený koncovkou súboru. Už pri pohľade na koncovku súboru vieme určiť o aký typ súboru sa jedná.

 

V programe MS Office 97 – 2003 sa používali pre jednotlivé druhy súborov tieto koncovky:

  • *.doc - textový dokument. Je to dokument, ktorý obsahuje ucelený text, ktorý sa celý venuje nejakej téme. V textovom súbore vieme pomocou textového editora tento súbor sprehľadniť a urobiť ho zaujímavým. Môžeme si vybrať z viacerých druhov písma, viacerých veľkostí a farieb. Ďalej môžeme dokument štrukturovať, robiť odstavce, odskoky, vkladať obrázky, tabuľky a pod.

  • *.xls - tabuľka – nám umožňuje spracovať rôzne typy matematických, technických, ekonomických a mnohých iných údajov. V tabuľke si vieme editovať nadpisy riadkov a stĺpcov. Pri editácii si vieme vybrať z viacerých druhov písma, jeho veľkostí a farieb. Vieme si nadefinovať formát bunky a podľa toho s ňou ďalej pracovať. Mohutným nástrojom programu je možnosť vytvorenia matematických vzorcov a vzťahov medzi premennými. Zadefinovať automatické prepočty. V tabuľke si vieme vytvoriť ľubovoľný graf, ktorý nám sprehľadní údaje obsiahnuté v tabuľke. Vieme tabuľku náležite orámovať a dôležité informácie v nej vieme podfarbiť. V jednej tabuľke vieme vytvoriť viac na seba nadväzujúcich hárkov a tak predísť redundancii údajov.

  • *.ppt - prezentácia – program nám umožňuje vytvoriť akúkoľvek prezentáciu. Tú môžeme využiť pre potreby propagácie. Okrem propagácie sa prezentácie často využívajú vo vyučovacom procese na zjednodušenie, vizualizáciu a uľahčenie učiva. Aj tu máme možnosť robiť s viacerými druhmi, veľkosťou, farebnosťou a rezom písma. Okrem toho môžeme do prezentácie vložiť tabuľku, obrázok, hypertextový odkaz a hudbu na pozadie. Jednotlivé slajdy prezentácie môže načasovať. Objekty v prezentácii môžeme animovať a tak ju urobiť zaujímavou.

 

Jednalo sa o propietárny softvér, ktorý bol uzavretý, bez voľne dostupného zdrojového kódu.

 

Od verzie MS Office 2007 sa začali používať koncovky o rozsahu 4 bajty. Boli a sú to tieto:

  • *.docx - textový dokument

  • *.xlsx - tabuľka

  • *.pptx - prezentácia

 

Tu však vznikol jeden obrovský problém. Tí užívatelia, ktorí mali kúpenú staršiu verziu kancelárskeho balíka a potrebovali spracovať súbor vytvorený verziou 2007 a 2010 nevedeli tieto súbory otvoriť. Spoločnosť Microsoft až dodatočne vypracovala modul, ktorý vykonal konverziu súboru do formátu čitateľného staršou verziou programu. Ide o utilitu FileFormatConverter, ktorú si treba doinštalovať.

 

Kancelársky balík Open Office používa otvorený formát. Jeho zdrojový kód je všeobecne dostupný a tak je široko použiteľný na rôznych platformách. Kancelársky balík Open Office používa tieto koncovky súborov:

  • *.odt - textový formát

  • *.ods - tabuľka

  • *.odp - prezentácia

 

Súbory dokumentov, tabuliek a prezentácií sa stali akýmsi nepísaným štandardom kancelárskych balíkov. Ich ovládanie a práca s nimi sa vyučuje na stredných školách a ich znalosť sa vyžaduje pri vstupe do zamestnania ako jedna zo základných požiadaviek takmer každého zamestnávateľa.

 

Bez ohľadu na to aký kancelársky balík máme k dispozícii musíme vedieť rozlišovať jednotlivé súbory a ich koncovky. To preto, aby sme boli schopní v ďalšom zamestnaní pracovať a spracovať akýkoľvek súbor vytvorený pomocou kancelárskeho balíka. Preto je nevyhnutné vedieť to, že ktorá koncovka súboru čo znamená. Vedieť s takýmto súborom narábať a vedieť ho použiť. Preto je nevyhnutné ovládať koncovky súborov, ako aj to, ktorý súbor čím dokážem otvoriť a spracovať.

 

Okrem týchto druhov súborov je veľmi rozšírený formát *.pdf, ktorý používa Adobe Acrobat Reader a Open Office. V tomto formáte sa publikuje obrovské množstvo dokumentácie, kníh, technických a technologických postupov, ako aj iných súborov.

 

Súbory uverejňované v tomto formáte môžeme slobodne čítať voľne dostupným programom Adobe Acrobat Reader.

 

V súčasnosti sa do popredia veľmi často dostáva používanie kancelárskeho balíka vypracovaného spoločnosťou google. Ide o googledoc a googlecalc. Tieto môžeme využívať vtedy, ak sa zaregistrujeme. Potom nám nič nebráni vytvárať si vlastné súbory. A to dokumenty a tabuľky. Tieto majú štandardné koncovky a sú plne kompatibilné s inými kancelárskymi balíkmi. Ich úžasnou výhodou je však to, že si ich nemusíme archivovať na datový nosič a, že ich máme prístupné kdekoľvek na svete kde je prístup na internet. Stačí sa nám len prihlásiť a máme všetko k dispozícii. Pri takomto používaní nám odpadá problém so vzájomnou kompatibilitou. Jednoducho máme k dispozícii náš súbor kedykoľvek a kdekoľvek. Stačí sa len pripojiť a prihlásiť.

 

Otázky:

  1. Aké kancelárske balíky poznáte?

  2. Aké koncovky štandardne používa kancelársky balík MS Office 2003 od spoločnosti Microsoft?

  3. Aký je to propietárny softvér?

  4. Aké koncovky používa kancelársky balík Open Office?

  5. Aké koncovky štandardne používa kancelársky balík MS Office 2007 od spoločnosti Microsoft?