Uplynulé dva roky postavili na hlavu všetky naše dovtedy zaužívané pravidlá. Musíme sa chrániť a eliminovať všetky osobné kontakty. Aj tie s najbližšími kolegami. Porady a debaty sa preto presunuli do virtuálneho priestoru. Aké pravidlá platia pri video porade? Na čo sa pripraviť, čomu sa vyhnúť a ako predísť zbytočnému trapasu?
Čas neuveriteľne rýchlo beží. Už rok mnohí z nás pracujú z domu, komunikujeme cez e-maily, čety, Teams, Zoom, Skype. Snažíme sa čo najlepšie simulovať osobný kontakt s kolegami, zákazníkmi, biznisovými partnermi. A popri tom bojujeme so sebadisciplínou, time-manažmentom, domácimi prácami a starostlivosťou o deti. Priznajme si, že často sa ani nevieme zorientovať, čo je v home workingu dôležité, aké pravidlá dodržiavať, čomu sa radšej vyhnúť a ako predchádzať nedorozu- meniam. Pritom v online svete existuje aj súbor viac-menej zaužívaných pravidiel, takzvaná netiketa. Ak tieto zásady poznáme a dodržiavame ich, budú nás považovať za slušného človeka. Pravidlá netikety nám pomôžu „prežiť“ v zdraví a bez ujmy aj videokonferenciu.
Skontrolujte si techniku
Úspech či neúspech zoomovej či teamsovej porady závisí hlavne od jedného – či sa dokážu všetci pripojiť. Aby ste si neurobili hanbu, skontrolujte si ešte pred jej začiatkom, či máte naozaj všetko potrebné. Aj keď ide o videohovor, najdôležitejší bude predsa len mikrofón. Nakoniec je jedno, či vás vidia, alebo či vy vidíte ich. Ak vás nebudú počuť, bude to omnoho väčší problém. Vysokokvalitný zvuk je naozaj kľúčom k úspechu. Zainvestujte do dobrého mikrofónu, stojí to naozaj iba pár desiatok eur. Pomôžu vám aj obyčajné slúchadlá so zabudovaným mikrofónom. Notebooky už majú zabudované mikrofóny, ale treba s nimi narábať opatrne. Pri videohovore buďte čo najbližšie k počítaču, inak spôsobíte nepríjemnú ozve- nu. Ak potrebujete video a nemáte úplne špičkovú kvalitu internetu, nastavte si nižšie rozlíšenie, bude to lepšie, ako keby ste neustále vypadávali.
Dajte sa do poriadku
Predstavte si, že prídete do práce v teplákoch, v špinavom rozťahanom tričku, strapatý, s kruhmi pod očami. Zrejme by sa vám to nestalo. Ale doma? Doma je predsa všetko povolené. Aj sa zobudiť päť minút pred poradou. Verte či nie, s profesionalitou to nemá nič spoločné. Určite na šéfa alebo klienta zapôsobíte lepšie, ak si ráno doprajete sprchu, upravíte si vlasy, prípadne sa nalíčite. Oblečte sa jednoducho, slušne a čisto. Nemusíte mať kravatu alebo kostým, ale jednoduchou košeľou nič nepokazíte. Nohavice vám síce nie je vidno, ale určite ste už zaznamenali videá, na ktorých sa biznisman postavil počas online porady a neuvedomil si, že má oblečené iba trenírky. Prepadli by ste sa od hanby, myslite na to vopred.
Skontrolujte, čo je za vami
Žiaľ, nie všetci máme v byte k dispozícii vlastnú pracovňu. Pravdepodobne naprácu využívame obývačku, kuchyňu, spálňu. Je to v poriadku, no kolegovia určite nie sú zvedaví na vašu kuchynskú linku zapratanú riadmi z celého týždňa. Jednoducho, upracte si byt. Nebude to jednoduché, ale nájdite si to najlepšie miesto. Ak sa posadíte k oknu, vašej kamere sa jasné svetlo nebude páčiť. Ideálne je, aby ste mali za sebou obyčajnú bielu stenu.
Upozornite rodinu
Možno ste celé roky túžili po home-office, no takto ste si ho určite nepredstavovali. To, že budete doma vy, manžel, manžel- ka aj vaše tri deti? A naraz budete pracovať aj sa učiť? Rodiny momentálne prechádzajú poriadnou skúškou tolerancie. Pred videohovorom sa skoordinujte, všetkých upozornite, že teraz potrebujete súkromie. A ak niekto predsa len vbehne do záberu? Nerobte paniku, všetci sme na jednej lodi, a pravdepodobne prežívame doma niečo podobné. Ale tancujúce dieťa za šéfom môže byť do budúc- nosti celkom dobrým zdrojom vtipov, čo poviete?
Pozdravte sa s kolegami
Priznajte si, kolegovia vám už veľmi chýbajú. Áno, aj tí, ktorí vám tak veľmi liezli na nervy. Dokým sa naozaj začne porada, pozdravte ich a neformálne spolu podebatujte. Niektoré firmy dokonca otvárajú takzvané virtuálne kaviarne, aby si mohli kolegovia poklebetiť o deťoch či seriáloch. Myslite však pre istotu na to, že nie ste sami a počúva vás veľa ľudí. Vyhnite sa intímnym témam a neohovárajte, nikdy neviete, kto sa kedy pripojí.
Nejedzte, pite iba výnimočne
Ak máte poradu o pol deviatej ráno, určite nikto nebude mať nič proti tomu, aby ste si počas nej vypili rannú šálku kávy alebo si usrkávali z pohára s vodou. Raňajky si však pre istotu vybavte skôr, prípadne s nimi vydržte až po ukončení ho- voru. Jedenie cez poradu vyzerá neprofesionálne, je to neúctivé voči kolegom. Radšej ani nechcite vedieť, čo by si o vás pomyslel dôležitý klient. Kávu si teda môžete vypiť, na praženicu zabudnite.
Maximálne sa sústreďte
Ste síce vo svojej kuchyni, no zároveň ste aj virtuálne v práci. Buďte čo najviac prítomný. Vypnite si zvonenie na telefóne aj notifikácie zo sociálnych sietí, ruší to vašu pozornosť a neustále mysľou odbiehate z dôležitého rokovania. Teraz nie je čas ani na vybavovanie e-mailov alebo na čítanie si správ. Pustite z ruky smartfón, je to vyrušovač, buďte úctivý ku kolegom. Snažte sa čo najviac správať tak, ako keby ste sedeli zoči-voči vo firemnej zasadačke. Ani tam by ste nepísali statusy na Facebook a nepostovali fotky detí na Instagram. Vyhnite sa aj multitaskingu, ak neustále očami odbiehate od monitora, každý to vidí a je jasné, že sa nesústredíte.
Pripraveným šťastie praje
Poriadne sa nachystajte. Ak viete, že bu- dete niečo prezentovať, majte pripravené záchytné body. Nepredlžujte zbytočne svoj prejav, hovorte zrozumiteľne, nahlas, jednoznačne formulujte myšlienky. Online konferencia nie je vaša „one man show“, zaujímajte sa, aký majú názor na tému vaši kolegovia a buďte prístupní ich kritike alebo odlišným názorom. Ak máte prezentáciu, pošlite ju všetkým ešte pred online poradou. Veľké súbory zdieľajte na dohodnuté úložisko. Vyhnete sa tak problémom pri zdieľaní obrazovky. Ak budú mať všetci vopred stiahnutý váš dokument, debata sa zrýchli.
Zvoľte si administrátora
Každá porada musí mať svojho moderátora. On určuje termín, jej spôsob aj trvanie. Zároveň dbá na dodržiavanie programu. Ak sa debata odchyľuje od dohodnutých bodov, musí byť nekompromisný a vrátiť všetkých späť do témy. Jeho úlohou je aj predstaviť účastníkov porady a spíkrov. Mal by dbať na to, aby každý, kto má záujem, alebo od koho sa to očakáva, dostal slovo a nezabudlo sa na neho. V konverzácii určite nesmie dominovať iba jedna strana.
Šéf ide príkladom
Ryba smrdí od hlavy a firemnú kultúru vždy určuje ten najvyšší. Šéffovská pozícia určite neoprávňuje k tomu, aby porušoval všetky spomínané pravidlá online mí- tingu. Aj on by mal chodiť slušne oblečený a načas. To, že je dôležitý, neznamená, že si bude počas stretnutia vybavovať svoje telefonáty, čo ako sú dôležité, a ostatní budú na neho čakať. Od manažérov sa totiž očakáva vždy tá najvyššia pro- fesionalita a dodržiavanie pravidiel. Oni určujú štandard či už bežných, alebo video porád.
Foto: Shutterstock