Čisté konto v neprečítaných e-mailoch alebo „inbox zero“ sa stal hľadaným svätým grálom všetkých majiteľov elektronickej pošty. Veríme, že prázdna schránka nám zaručí viac psychickej pohody. Výskumy ukazujú, že je to trochu inak. Ako si teda poradiť, ak ste zahltení mailami? 

Inbox zero

Svätým grálom kancelárií stojacich a padajúcich z významnej časti spolu s elektronickou poštou, je už niekoľko mesiacov „inbox zero“. Myšlienka, s ktorou v roku 2007 prišiel Merlin Mann, je celkom jednoduchá: jednorazovo sa prepracujete k tomu, že vo svojej (predovšetkým pracovnej) e-mailovej schránke nebudete mať čo i len jediný neotvorený e-mail, a v tomto stave ju potom udržujte až do doby, kým pôjdete do dôchodku.

Spomínaný odborník, ktorý sa zaoberá produktivitou a prednáša o spôsobov, ako efektívnejšie pristupovať k práci, na začiatok vytvoril niekoľko základných téz, ktorými sa je podľa neho dobré riadiť. „Niektoré e-mailové správy sú si rovnejšie. Váš čas je veľmi cenný (a máte ho obmedzené množstvo). Menej môže znamenať oveľa viac. Prestaňte sa cítiť previnilo. Navrávaním si poštovnú schránku nevyprázdnite.“

Ako na to

Metóda je pomerne prepracovaná a veľmi praktická. Mann o nej napísal sériu článkov, ktoré vysvetľujú podrobnosti od tvorby filtrov, mazania nepotrebných správ až po vhodný čas na odosielanie vlastných e-mailov, a postupne rieši niektoré problémy vzniknuté v praxi. Paradoxom je, že veľa ľudí vo firmách si do bežného pracovného života odnieslo len názov celej veci, takže sa náhle ocitáme v situácii, kedy prázdna schránka nie je cieľom premyslenej práce, ale meradlom úspechu. A to veľmi nespoľahlivým.

Súvislosť medzi vybavenou poštou a pracovným výkonom nie je totiž úplne jasná. Špecialista opakovane zdôrazňuje, že jeho cieľom bolo, aby ľudia trávili menej času hraním sa s e-mailami a viac so „skutočnou prácou“, nech už sa pod týmto spojením skrýva čokoľvek. Zdá sa totiž, že problémom sa pre nás stáva samotná závislosť od e-mailov. To, čo malo byť predovšetkým užitočným nástrojom a pomôckou, sa často stáva bičom, ktorý si sami na seba pletieme. Pracovný svet sa začal deliť na ľudí, ktorí si neustále kontrolujú poštu, a tých druhých, ktorým na tom až tak nezáleží.

E-mail ako narušiteľ

Podľa amerického výskumu spred dvoch rokov sa ľudia venovali sedemdesiatim percentám e-mailov asi šesť sekúnd po tom, čo im pristáli v inboxe. V rovnakom roku prebehol aj výskum, pri ktorom profesorka Gloria Mark z univerzity v Karolíne skúmala, ako budú ľudia reagovať na týždenné odpojenie od pracovnej pošty: spomalil sa im srdcový pulz a klesla miera stresu. Pri následných rozhovoroch potom zistila, že určitá časť ľudí vníma e-mail ako rozšírené pole svojej autonómie, ide im v konečnom dôsledku o získanie väčšej kontroly nad svojím životom.

 

Profesorka z toho s istým nadhľadom vyvodzuje, že ľudia, ktorí majú sklon si častejšie kontrolovať elektronickú poštu, majú zároveň dojem, že svoju existenciu nemajú celkom pod kontrolou a neprúdi k nim dostatok informácií. Zo svojich poznatkov dodáva ešte inú zaujímavosť. Vrátiť sa k činnosti, od ktorej nás niekto alebo niečo vyrušilo, nám trvá priemerne 25 minút. Narušenie behu sa však podľa nej zároveň stalo takou bežnou súčasťou dnešného pracovného rytmu, že ak nás nič nevyruší, napríklad aspoň krátky rozhovor s kolegami, máme tendenciu toto prerušovanie práce nahrádzať napríklad práve kontrolovaním pošty. Ale nielen tým.

Závislosť na kontrolovaní pošty

Svoju úlohu v celej veci hrá aj spôsob, akým sme si zvykli fungovať v digitálnom svete: zo všetkých strán prichádzajú upozornenia, každé z nich je vlastne položkou z akéhosi pomyselného zoznamu úloh, ktoré je potrebné urobiť. E-mail, Facebook, Twitter, schôdzky v kalendári, notifikácie všetkých možných aplikácií, ktoré máme v telefóne či počítači. Je to taká hra, ktorú si pre nás dizajnéri a programátori pripravili, aby nás doviedli tam, kam potrebujú.

Rovnako ako v prípade elektronickej pošty bola pôvodná myšlienka na úsporu, ušetrenie času. Z týchto skratiek si časom a hromadením vychovali svoje malé monštrá, ktoré teraz každý deň ceria svoje digitálne zuby, uberajú nám pokoj a prenikajú do miest, kam sa pôvodne nemali ani dostať. (Koľkokrát ste počas poslednej časti svojho obľúbeného seriálu skontrolovali novinky na sociálnych sieťach, v pošte a predpoveď počasia?)

Dobrá správa

Pomoc existuje. Má však mnoho podôb a vy si budete musieť nájsť tú, ktorá sa najlepšie hodí práve pre vás a váš spôsob práce. Ak inklinujete k minimalistickému prístupu a ste obdarení sebakontrolou, bude vám stačiť funkcia obsiahnutá v každom e-mailovom programe: vlajočky/hviezdičky. Nejde o nič iné, ako o spôsob, ako si označiť správy, ktoré sú zároveň úlohou, je nutné na ne odpovedať alebo si vyžadujú viac času na prečítanie. Jedným kliknutím ich označíte, druhým odznačíte.

Ak patríte medzi digitálnych nomádov, ktorí pobehujú z jednej schôdzky na druhú a budujú si vlastné podnikanie bez stálej kancelárie, môžete vyskúšať siahnuť po niektorej z aplikácií, ktorá vám poštu pomôže triediť a ľahšie vytriediť. Naopak vo väčšej firme s pevne stanovenými pravidlami bude jednoduchšia napríklad metóda „inbox zero“, v ktorej ide skôr o princípy správania. Nič však nie je otázkou jedného dňa. Na všetko je potrebná odvaha, dôslednosť aj sebadisciplína.

 

Foto: Shutterstock